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EPC总承包合同管理与索赔风险应对











EPC总承包合同管理与索赔风险应对



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2022年07月26日 13:15:21

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作为项目管理的核心，合同管理运行于整个项目管理周期。EPC合同的顺利实施是项目安全，质量，项目投资和施工期的基本保证，这对合同双方具有重要意义。由于承包商在施工过程中具有许多不确定因素，因此甲乙双方应该在施工过程中承担一些意外的风险。为了转移和降低风险带给双方的损失，索赔就是成了保护双方利益最合法的工具。在工程总承包的施工过程中，应将索赔作为一个重要的保证在合同中明确标注，这与整个总承包工程的成功或失败有关。


作为项目管理的核心，合同管理运行于整个项目管理周期。EPC合同的顺利实施是项目安全，质量，项目投资和施工期的基本保证，这对合同双方具有重要意义。由于承包商在施工过程中具有许多不确定因素，因此甲乙双方应该在施工过程中承担一些意外的风险。为了转移和降低风险带给双方的损失，索赔就是成了保护双方利益最合法的工具。在工程总承包的施工过程中，应将索赔作为一个重要的保证在合同中明确标注，这与整个总承包工程的成功或失败有关。 本文主要分析EPC合同和索赔管理的关键点。主要目的是探讨EPC合同管理和索赔管理的风险，提出策略，以便为EPC总承包管理质量的整体提高奠定基础。
























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EPC总承包合同管理和索赔相关内容

在EPC总承包合同签订之前，公司管理部门与工程指挥部、项目部以及法律顾问共同策划，选择应用的合同条件格式，在此的基础上，结合企业行业标准并参考已建和在建的工程项目EPC总承包合同范本进行编制该项目EPC总承包合同，使该合同条件和附件能够符合业主和企业双方共同的需求，并严格规定 重要条款内容包括：工程范围、合同规定工期、合同规定工程规范、合同价格与支付方式、物资采购、工程分包和违约赔偿等。 基于此进行合同的起草合同管理部门负责研究合同风险性和检查合同严谨性、全面性。













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EPC总承包合同管理基本内容



合同谈判：根据项目特点组建合同谈判团队。谈判小组组长由谈判能力强、组织协调能力高的领导担任，并按合同约定由业主代表担任。谈判小组由技术组、工程规划组、材料采办组、安全环保组及项目部有关人员组成。由其制定谈判的可行性方案，准备谈判资料，根据谈判规划与业主的谈判日期。 谈判主要内容就是确定工程承包范围后初步设计为基础进行合同计价，在进行合同重点内容的详谈，对于其中存在的问题在双方达成意见后进行修改，形成合同附件。然后进行费用概算、确认最终合同金额。




签订合同是合同双方当事人根据自己的意愿，并按照法律文书的形式提出自己意愿的过程。签订合同时，制定一个约束系统来执行合同，包括道德、实践、法律和合同约束。




合同执行是合同管理中最为重要的阶段。该阶段的合同管理主要是通过合同管理组织的有效运作，监测项目实施和合同要求之间的差异性，应对未知的情况等，及时收集、处理与合同相关的所有信息，并根据信息做出合理决策，并有效地进行决策干预合同的执行情况。




▌1.  无法 预测的自然灾害所带来的索赔

在工程建设过程中自然灾害的发生是无法预测的，属于突发情况。而自然灾害通常都会导致施工工期的延迟和材料损失。使承包商消耗更多时间和成本来处理项目的后续工作。基于此，承包商可以向产权所有者提出赔偿。




▌2. 由于地质条件而引起的索赔

通常情况下，在项目的早期阶段，相关地质学家将研究建筑工地的地下土壤成分和水文特征，并在招标文件中记录。在提交报价之前，合同中经常会写承包商在提交投标之前已经完成了地下调查，这意味着之后地下问题将由承包商承担责任。




▌3. 工程变更和工程工期引起的索赔

在项目建设期间，根据建设现场发生的紧急情况，环境变化或为了节省成本，监督人员提出有必要改变工程顺序和建设中的项目时，承包商有向合作方索要赔偿的权利。 施工时间变更主要是两个方面：一个是项目要求的导致工期延迟，另一个是承包商的施工产生错误致使工期延长。 基于这种情况，承包商索赔将通过数据资料声明，因为工期索赔与前期索赔不同。执行以业主利益为主为原则的合同管理，从设计、采购以及工程建设等方面，做好项目安全、质量、进度等目标的控制工作，确保严格根据合同规定进行。




如：因为在合同中签订了工期延误赔偿费用，以及最高延误完工赔偿费，由于总包在重要施工线上因自身原因造成工期推迟，一般承包商会选择对自己最有利的方式进行索赔，当额外工程费用超过赔偿损失金额或业主反索赔意识不足时，承包商也可能采取延误工期和赔偿业主损失等方法。为了防止合同履约过程中变量较多，可以在合同中约定将此部分风险全部转移给一方，但得同时考虑风险转移所承受的代价与费用。

















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EPC总承包合同管理与索赔存在的风险

▌1. 造价风险

现阶段，EPC模式广泛应用于中国，而在这种类型的合同中，成本和工期保持不变的状态也导致了成本风险的问题的形成。在项目的初始阶段，如果项目的成本造价存在不合理性将直接影响项目的经济效益。导致许多无法控制的因素出现，如更新和改革的法律法规，突然上升的原材料和相关设备的价格，以及市场因素的不稳定，都将会对成本造成影响。这些是不可预测也无法避免的。许多细节问题将导致项目成本 和预算之间的出现严重偏离，增加项目风险性，影响企业经济效益。




▌2. 报价风险

合同价格是影响竞标胜利结果的重要因素。随着市场竞争越来越激烈的，投标人为了增加赢得竞标的概率，往往会向优惠的方向发展尽可能提供低价。但是，一些使用高质量材料和先进技术的投标人可以提供略高的价格，不可避免地错过了失去中标的机会。为了尽可能地节省成本，一些企业将使用系统指导价格计算项目所涉及的价格。然而，这种方式会出现许多不确定性因素，例如市场价格，天气和环境等因素波动。都会导致对价格产生很大的影响，由于报价无法及时更新，因此这样的方式也存有较大的隐患。




▌3. 分包风险

总承包商在将项目分包给其他分包商时，应当与每个专业分包的分包商签订分包合同。而分包的种类和内容较多，风险也是难以控制和判断的，因此，承包商在分包中会有项目质量和工期的规定。虽然国家有规定，分包项目不能进行再分包，但分包单位经常使用工程分包建设过程中的劳动转包手段进行项目的再分包，这个过程不存在其合理性但也使监管单位难以监管。




▌4. 合同审核问题

对于一些大型，广泛和数目庞大的合同审查起来很复杂，难以考虑到所有方面。此外，合同中通常存在很多隐性条件，这与合同中的潜在风险一样不那么明显地表达出来。因此，在审查合同时，如果有任何遗漏，且变更没有书面语言记录的，不能够全面考虑的，极有可能在一些重要的节点导致严重的问题。




▌5. 索赔意识风险

目前，大多数项目承包商没有一定的索赔意识，缺乏索赔认知。在EPC模式和一般承包模式中，由于缺乏对索赔知识的明确了解，项目承包商不会使用索赔手段来保护自己的利益。大部分原因是因为缺乏对项目的索赔工作的关注，致使目前从事索赔的学者极少，同时还缺少从事索赔管理的理论研究。与发达国家相比，中国的索赔研究过于落后，缺少索赔经验和案例数据分析。因此，承包商需要认识到索赔是合法的，是一个项目承包商，以维持自己的利益，需要采用法律手段。它是包含在合同中的正常业务。




▌6. 合同管理混乱，索赔时间、证据不足

在项目合同执行过程中，由于合同管理的混乱，如合同管理系统和组织的不完善，导致项目无法进行动态管理，导致合同的签署不标准、不严格，没有有效的监督合同的执行效果，在一定程度限制了项目索赔工作进行。国家规定索赔时间是28天，但是在实际的项目建设过程中，承包商并不重视索赔时间的控制，没有及时把握机会，甚至不重视索赔证据的采集，导致索赔项目证据不足，超时等。使索赔工作难度增加。















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EPC总承包合同管理和索赔风险的对策



▌1. 建立风险管理体系，实施内部奖励制度

风险管理系统的制定必须遵守国家法律法规和地方相关标准，有关部门应采取积极的预防措施，对合同中可能发生的风险进行调查和评估、分析，并根据其自身的特征采取有针对式的策略方针。提高员工的责任感和主体意识，科学规避项目遗漏。 合同文件应定期审查 ，以确保管理系统的正常运作。在项目建设时， 应在需要索赔之处进行主动索赔，如果需要索赔，应及时给出索赔通知，以免失去索赔的机会 。在与工程师协调并由其判断，建立内部索赔奖励制度，可以在很大程度地调动人员的积极性和责任感，以达到主动、有效索赔的目的。




▌2. 合同、索赔材料管理

所有相关合同都应该建立专门的档案并进行管理。这不仅仅是简单的资料整理，还有专门的全工程工期内的合同管理。 如果合同内容变更或有补充项，则应及时修改和补充，并签订书面补充协议 。签订合同后，所有相关信息应由专门的人员管理和保存，严禁合同内容外泄。 在实施建设过程中，将工程师的书面文件形式作为索赔的材料依据。在发布工程师的书面订单后，总承包商应确认工程师的书面订单已在施工过程中落实。如果承包商发现工程师的书面秩序不合理，可以委婉地通知工程师他的书面文件的不合理之处。此外，承包商应收集和整理合同文件和验收报告等书面文件，作为索赔的重要依据。与此同时应当注重项目数据的完整性，以促进索赔工作的成功进行。




▌3. 依法进行合同变更

出于对实际情况考虑，项目设计和合同管理问题的出现，合同变更是不可避免的。需要在特定的条件下进行合同修改，不然合同变更是没有法律效应的，不予实施。 为了有效维护合同双方的合法权益，了解修改后合同变更和法律效应的条件，将合同变更分为协商变更和法定变更。 项目建设中最常见的是协商变更，合同变更应根据法定程序进行，根据合同和有关法律规定，项目部门需要制定详细的项目合同变更管理程序，以指导和规范合同变更的合法性，并实施到项目部门的每个职位。合同发生变更后，合同书应及时更新，变更后的合同应附在原合同后面，以保持合同与实际情况一致。




▌4. 加强合同审核

由于一些重要项目的特殊性，必须进一步提高审查和核实力度，实施全过程、全方位的监督管理，以避免在合同签订后出现双方利益争端。 第三方专业人士应严格审查EPC合同 ，以避免合同内部存在漏洞，使后期项目跟进产生不可挽回的后果。倘若合同发生纠纷，应根据相关法律规定进行准确处理，运用协商或诉讼等手段，必要时聘请特殊法律顾问，以尽量减少工程损失，并积极维护自身的利益。




▌5. 严格约束自身，防止反索赔事件发生

如有索赔，即有反索赔。承包商希望向业主提出索赔。自然业主也将尽一切努力减少索赔，以保护其自身合法权益。反索赔通常是业主对承包商提出索赔的手段。因此，承包商应严格按照合同行事，防止自己违约。 在实际施工过程中，承包人应采取先发制人的策略，取得索赔的有利地位。反索偿与索偿相同，我们应该能够找到有利的合约条款，并避免承担责任；或为另一方找到一个不利的合同条款，使另一方不能推卸或完全推卸自己的合同责任 。




▌6. 强化责任意识，树立正确的索赔观

应该设立专门的人对施工事故索赔进行管理 ，对项目索赔事故负责，避免事故发生后相互推搡责任，导致没有人对事故负责。将责任具体到个人有助于加强管理人员的责任感，从而加强事故管理，提高项目经济效益有效减少事故产生。在签订合同之前，一定要仔细考虑所有可能产生的各种风险并认真检查，以保证项目可以按计划在规定时间内完成。合同审计员必须反复确认合同中的重要条款，合同内容存在不明确或意思含糊不清地一定要记录好，并提出解决潜在风险的方案，降低风险带给公司和业主的双面损失。




EPC承包商必须在总承包施工合同的基础上，树立正确的索赔理念，配备专业的索赔管理员，严格把控工程变更，做好索赔管理工作，建立工程管理信息系统，并在各方面做好项目公关工作。在收到索赔和反索赔申请后，总承包方应积极处理索赔，努力与对方协调解决。降低和转移经营风险和损失，增强公司综合实力和风险承受能力，为EPC项目提供更好的经济效益。
















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结语



综上所述，作为项目管理的核心，合同管理运行于整个项目管理周期。 EPC 合同的顺利实施是项目安全，质量，项目投资和施工期的基本保证，这对合同双方具有重要意义。由于承包商在施工过程中具有许多不确定因素，因此甲乙双方应该在施工过程中承担一些意外的风险。为了转移和降低风险带给双方的损失，索赔就是成了保护双方利益最合法的工具。在工程总承包的施工过程中，应将索赔作为一个重要的保证在合同中明确标注，这与整个总承包工程的成功或失败有关。





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